CONHEÇA 7 FERRAMENTAS DO OFFICE365 QUE TORNAM TUDO MAIS FÁCIL
por Carlos Pereira office365, trabalho remoto, teletrabalho, produtividade
Há umas décadas, a única opção de um colaborador era trabalhar no escritório. Hoje, podemos trabalhar basicamente em qualquer lado. O trabalho remoto tem vindo a crescer, contudo, as empresas têm que tomar medidas extra para acomodar os vários tipos de colaboradores. De acordo com a International Data Corporation, esta tendência manter-se-á. Ao utilizarem tecnologia cloud, os colaboradores poderão aceder a ficheiros e trabalhar em colaboração com outros membros da organização, de forma confortável, independentemente do espaço onde se encontrem.
QUAL É A SOLUÇÃO?
Tudo isto parece-lhe difícil de gerir? Não é, posso garantir! O Microsoft Office 365 apresenta ferramentas que resolvem problemas comuns aos colaboradores que trabalham remotamente. E, pelo facto do Office 365 ter como base tecnologia cloud, ficam assegurados que quaisquer aplicações, ficheiros, updates e features são automaticamente atualizados.
Abaixo, está um overview de algumas das ferramentas mais úteis, incluídas no Office 365:
1. SharePoint
Um conveniente e seguro sistema para gerir documentos. O Sharepoint, permite a utilizadores remotos aceder, partilhar, armazenar e colaborar em vários documentos com colegas. A empresa pode partilhar informação entre todos os seus colaboradores e até definir diferentes direitos de acesso. Mais, em vez de criar múltiplas cópias de um ficheiro para distribuir entre os utilizadores, os colaboradores podem simplesmente coeditar um único documento. Esta aplicação ajuda a resolver os problemas de acesso e conectividade que muitos colaboradores remotos enfrentam.
2. Onedrive
É um device de armazenamento que permite organizar informação na cloud. Com o OneDrive, é possível armazenar de forma privada até 1 TB de ficheiros. Facilita a partilha com colegas, pessoas fora da organização e terá acesso à informação em qualquer parte do mundo com acesso à internet.
3. OneNote
Simplifica tomar notas e permite aos colaboradores remotos uma melhor organização da informação e partilhar com colegas e receber feedback em tempo real. Mesmo que escrevam uma nota offline, o OneNote partilhará com os membros da equipa assim que voltarem a ter rede, eliminando a necessidade de voltar atrás e perceber o que já foi partilhado ou não.
4. Teams
Muitas vezes os colaboradores remotos perdem a comunicação feita entre membros da equipa no escritório. Para colmatar esta lacuna, a Microsoft incluiu a aplicação do Teams no bundle de Office 365. Esta aplicação permite os colaboradores comunicar entre si ativamente, através de mensagens, chamadas ou vídeo chamadas. Em suma, o Teams é uma excelente ferramenta para colaboradores remotos manterem os contactos entre si.
5. Planner
É uma aplicação colaborativa e altamente visual para gerir tarefas. A forma principal de interagir com o Planner é através do Board View, que contém cartões de tarefas, organizados em listas ou “buckets”, que, por sua vez, contêm informação como a descrição da tarefa e a data de entrega. Podem anexar ficheiros e membros da equipa e deixar comentários dentro do cartão. Gerentes de equipa podem depois designar tarefas a indivíduos ou múltiplos membros da equipa que receberão um email de notificação. Também há um Charts view que mostra um overview dos trabalhos em curso, permitindo aos membros da equipa verem o status e progresso de cada projeto.
6. Mobile Device Manager
É prática comum os colaboradores acederem a emails e a documentos em qualquer lado e através de qualquer equipamento. É ótimo para a produtividade, mas enfraquece a segurança da empresa - que fica exposta a mais riscos - e dos colaboradores, que podem perder os seus equipamentos com informação sensível. O Mobile Device Manager protege a empresa destas preocupações, permitindo apagar dados remotamente de equipamentos perdidos.
7. Advanced Threat Protection
Fazer backups locais religiosamente pode dar uma sensação que estão a ser proativos na segurança. Contudo, não protege as caixas de email de anexos e links maliciosos. Infelizmente, campanhas de malware são o “pão nosso de cada dia”, mas o Advanced Threat Protection protege-o a si e à sua empresa em tempo real.
As tendências de negócio estão rapidamente a mudar e a colaboração remota está em franco crescimento nas empresas que procuram aumentar as suas equipas. É crucial que empresas encontrem formas de manter os seus colaboradores remotos conectados e motivados de forma efetiva.
Já utiliza alguma destas ferramentas na sua empresa?
Se quer saber mais sobre as ferramentas que o Office365 disponibiliza para ajudá-lo com o trabalho remoto e produtividade, fale connosco.